【ダブルワークを始める方必見】仕事を円滑に進めるために必要な基本書類を徹底解説！

必要な書類

1.請求書

ビジネスにおいて、請求書は非常に重要な役割を持っています。請求書を正しく作成することができなければ、報酬を受け取ることができません。

事前に記載しておいたほうがよい項目
・振込先・・・銀行名、支店名、口座種類、口座番号、口座名を正確に記載します。振込手数料を負担してもらう場合は、その旨も記載します。
・振込期日・・・支払期日が明記されていないと、代金の回収が遅れてしまうことがあります。
・請求書番号・・・後の確認作業を容易にするため、通し番号を右上に記載します。

取引先によって注意しなければならないこと
・請求書発行日・・・企業の締め支払日に合わせることで代金の回収がよりスムーズになります。必ず企業の締め支払日を確認してください。
・請求書を発送方法・・・請求書のPDFをメールで送ってほしいと希望される場合もあります。企業にとって便利な方法で送るようにしましょう。

2.見積書

見積書は「受注」のための大切なプロセスの一つです。金額、納期、納品内容で起こりうるトラブルを防止し、スピーディーに出すことが重要となります。見積書には認識の違いを防止する、情報伝達、発注の決意を促す役割がありますので、十分に注意して作成をしてください。

・見積書番号をつける・・・企業から受注の連絡や、見積書の再発行の依頼があった場合など見積書番号があると検索時に便利です。
・発行日または提出日を必ず記載する・・・見積書の有効期限を決定する際に必ず必要となります。また、電話などの打ち合わせや受注のときに、「○月○日お見積りの件で」と通じることができるのでコミュニケーションが円滑になります。

3.契約書

どのような企業であっても、契約書は必ず必要になる書類です。契約書の特に本文にあたる部分の書き方に曖昧な点があってはいけません。契約書の基本は「誰が」「誰に対して」「いつ」「どこで」「どのようにして」「どうする」をはっきりと書きます。

例えば、契約条項を書く際には「誰が」という主語を忘れてはいけません。期日などは具体的な日付を記載するようにします。曖昧な表現を使用すると、解釈をめぐってトラブルになる可能性があるので明確に書きましょう。

4.納品書

「請求書と領収書があれば大丈夫」と思っている方は多いのではないでしょうか。たかが納品書だと思っていると、取り返しのつかないことになります。

納品書は、商品や役務の受け渡しがあったことを示し、納品書に記載してある注文日・発行日といった日付が重要な意味を持ちます。なぜなら保証書に日付が記載されていなかった場合、納品書の日付が保証発生効力の要因となるからです。納品書を捨ててしまうと「保証してもらえない」というトラブルが起こり得ます。日付未記載の保証書と納品書がセットになってはじめて購入した証明になります。

物品授受における信頼性の程度は、梱包状態や送付状、納品書といったことから判断されます。納品書を発行しておくことが企業（取引先）との信頼関係を築いていくと言っても過言ではないでしょう。

5.領収書

ビジネスを始めると、領収書を作成する場面が頻繁に出てきます。領収書は、経費や税金にも関係するものなので個人事業主や会社経営者にとっても、領収書に関する知識は重要となります。領収書は会社のお金の動きを証明するものなので、書き方にはルールがあります。このルールに則っていないと領収書として認めてもらえないので必ず抑えておきましょう。

・領収書の発行日の記載
・会社名は正式名称で書く
・金額は記載ルールに沿って書く（￥000,000-　金000,000也　￥000,000※）
・但し書きを明記する。
「お品代として」は正式な領収書として認められない場合があるので何に対する支払いか分かるようにしましょう。
・5万円以上の領収書は収入印紙が必要・・・割り印も忘れずに押印してください。
・領収書を発行する側の氏名・住所・認印

まとめ

ビジネスにおいて意外に時間、手間がかかってしまう、バックオフィス業務。書類作成からクライアント業務まで円滑に進めるためにも、最低限の知識は身につけておきたいですね。

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