【資料作り講座・第10回】ポイントがひと目でわかる資料作り・パワーポイント応用編

レイアウトのノウハウ

文章と図に情報を分解してみよう

シンプルで文字を詰め込まないことが一番ですが、配布用の資料や、事業計画などのためのパワーポイントのスライドは、図や文字が多少多くなることがあります。単純な横配列にすると、視線が乱れてスライドが見にくくなります。見にくくなるということは、スライドを見ることに集中力を使う、つまり内容への集中力が欠けるということです。

文字ばかりのスライドになりそうな場合は、図やイラストを入れるなどして、内容を分解してあげましょう。

この場合、話の流れが左上から右下へと流れるようなレイアウトにすると、より見やすくなります。人の目は、無意識に左上から情報に触れ始めて徐々に右下へと移動します。つまり、スライドのストーリーも左上から右下へと展開するようなレイアウトにすることで、聞き手はスライド上の構造化された情報を容易に理解できるようになるのです。

画像をグルーピングする

ひとつのスライドの中で画像とテキストのセットを複数扱う場合、関連する画像とテキストを近づけ、グルーピングすると、スライドの中の情報が整理され、伝わりやすくなります。画像とそれに直接関係する文章が離れて配置されていると、何度も視線を往復させる必要があるため、理解してもらうまでに時間がかかってしまう場合があります。

グルーピングを意識したスライドでは、関連する画像とテキストを近くに配置することで、少ない視線の移動で概要を把握することができます。またアイキャッチとしての画像から、それを説明する見出し・文章に自然な流れで読み進んでいけるため、心理的なストレスも感じにくいのです。そのうえ画像とテキストを近くに配置すれば、「対比」によるメリットを自然に得ることができます。

スライドが残りどれくらいかわかるようにする

スライドの数が多くなってくると、聞いている方は「いったい、あとどれくらいあるのか」と疲れてきてしまうかも。そんな時は、よりストレスフリーなプレゼンにするために、ひと手間加えます。

ページ数の多いスライドを作ったら、先頭から順に番号を割り振ります。現在開いているスライドが、何ページ目なのか、ひと目でわかるようにしましょう。1枚目のタイトルページには数字を入れずに、2枚目を1ページに設定することもできます。

発表の仕方のノウハウ

最後に、プレゼンテーションが得意ではないという人のために、ちょっとしたコツをお教えしましょう。プレゼンテーションは、仕事には付き物。人前で喋る機会は、社会に出るとぐんと増えていきます。堂々と喋ることができるようになるためには、日々の練習が必要です。

プレゼンは、大きく聞き取りやすい声でゆっくりと

プレゼンでは、ただ大きい声が良いというわけではありません。はっきりと、聞き取りやすい声を出すことが何よりも大切です。

聞き取りやすい声を出すには、コツがあります。「ア」は口を全開に、「イ」は口を横方向に全開にするなど、一音一音ていねいに、口を大きく開けるように意識してください。ゆっくり話すことで、ゆとりがあるように聞こえ、聞き手に好印象を与えます。実際、話のテンポが遅いと悩んでいる人よりも、早口になってしまう人のほうが多いのではないでしょうか。アナウンサーのようなプロの話し手でも、ベテランから指導を受ける際に「早すぎる」と指摘されることが多いようです。

また、「ひとつ目は○○です」と言いながら、スライドに映し出された資料を指すなど、手で説明箇所を指し示す動きを付ければ、自然と話すスピードはゆっくりになります。スライドなど、指し示す資料がない場合は、心の中で資料を思い描いて手で指す動きを想像しながら話しましょう。そうするだけでも、実際に手でスライドを指し示すのと同じような"間"が取れるようになり、聞き手に伝わりやすくなります。

ゆっくり話すことを含めて時間内に話せるような構成にしておくこともポイントです。

プレゼンのとき、どこを見て話せばいいの？正しい視線の合わせ方

社内や、クライアントを相手にする場合は、少人数の前でのプレゼンテーションが多くあります。
2～3人を相手にプレゼンテーションをする場合は、決定権を持っているキーパーソンを中心に視線を合わせていきます。まずはその人と目を合わせて、他の人とも右から左、左から右と、順番にまんべんなく落ち着いて目を合わせていきましょう。

大きな会場で大勢の前で発表する場合は、前列からZを描くようにして右から左へ、左から右へとジグザクに目線を動かしていきましょう。最後尾まで行ったら、また、前から同じ動きを繰り返してください。そこで全員と目が合うとは限りません。目線を合わせるのが苦手な人もいますので、そう感じたら短めにして、次の人に移しましょう。

立ち位置やポインターを持つ手にも注意をしよう！

聞き手にスライドの一部に注目してもらいたいときは、見てもらいたい箇所をレーザーポインターや指示棒、手で指します。指示棒や手で指す場合に気をつけることは、必ずスライドに向かって右側に立ち、右手で示すこと。資料は一般的に左から右に文字が書かれているため、左側に立ってしまうと資料を指示棒や手で指しながら話をすると文字が発表者の体に隠れていくことになってしまいます。

レーザーポインターが会場に準備されていることもありますが、ない場合、指示棒を用意しておくと良いでしょう。手で指しても良いのですが、自分の体でスクリーンへの投影を邪魔してしまうことも考えられますので、指示棒を使うのがおすすめです。

延長式のペンタイプなら100円ショップにもあります。また、棒の先にキャラクターがついているものを使うというのも、話題作りになりますね。人とは違ったオリジナリティーのある指示棒を使うというのも、印象づけに効果的です。聞き手がプレゼンテーションの内容に注目しやすくなるというメリットもあります。

まとめ

資料作り講座は今回で終了となりますが、いかがでしたでしょうか？

ご紹介したノウハウを使って、今までよりグンと見やすいパワーポイント資料を作ることができるようになったのではないでしょうか。お仕事でさっそく活かすだけではなく、家庭内のイベントに向けて、あえてパワーポイントで計画を立てて家族にプレゼンしたりするのもおもしろいかもしれませんね。

これを機にぜひ、見やすい資料作りにチャレンジしてみてください！